"あなたの心をクリアしてください。胃を空にするよりも便利です。」
〜ミシェル・ド・モンテル
今日はチップについて話します GTDテクノロジそれは可能になります あなたはもっと時間があり、疲れが少なく、自分の仕事の効率を上げますストレスの量を減らし、人生の満足度を高めます。
あなたの意識はあなたがあなたがするであろうと思っていたが無人のままにしておいたそれらの行為や仕事を常にあなたに思い出させることを知っていますか？
きっとあなたの頭脳の中で、何千もの未完成のタスク、内部リソース、強度、エネルギーを消費する未処理のプロセス、そしてそれが自重にかかることさえ知らないのです。これらすべてがストレスを生み出し、あなたから力を奪います。あなたの頭は古いものでいっぱいですので、あなたは新しい仕事をするのが苦手です。
この記事では、これらすべての情報を頭から取り除き、仕事と生活を向上させる方法について説明します。
たぶんあなたは略語 "GTD"を聞いたことがありますが、これはGetting-Things-Doneを意味します（ "物事を完成させる"、 "物事を整理する方法"）。メディアの報道のおかげで、この哲学や技術は非常に人気になりました。ガーディアン紙からのジャーナリストは、宇宙に秩序をもたらすことになっている人、GTD哲学の作者であるデビッドアレンと呼ばれました。
GTDは、個人的な生活がない上層部長に求められる単なる時間管理システムではありません。これは、労働だけでなく、思考、意識を最適化し整理するためのシステムであり、不必要な精神的負担の心を「クリア」し、創造性のためのスペースを広げ、快適で組織的な労働のための心理的前提条件を作り出す方法に関する指示を与えます。このシステムは、何百万ものプロジェクトを抱えるビジネスマンのため、そして子供の世話をする必要がある主婦のために、フィクションを読む時間を残して、そして大学に行く準備をしている男子生徒のために設計されています。
この現象がよく知られているという事実にもかかわらず、誰もがそれが何であるか、そしてそれがどのようにあなたを個人的に助けることができるかを知っているわけではありません。したがって、今日は文字通りそれが私の指の上にあるものをあなたに話します。この記事を読んだ後、あなたは自分の人生に秩序をもたらし今日を考えることができるようになるでしょう、そしてほとんどすぐにあなたはこれらの人生の革新からの良い結果を見るでしょう。
私が自分の業務を整理し始めた理由は何ですか。
過剰な仕事のせいで不安や罪悪感は生じません。それはあなたがあなた自身と契約を破ると自動的に現れます。
〜デビッドアレン
それほど前のことではないが、私は自分の仕事のスケジュールを組む必要性に直面し、その中で私は多くのボトルネックを発見した。約10年前、私の集中力の問題のために、私が長期間のあらゆる種類の仕事をすることは非常に困難でした。時間が経つにつれて、私は私の注意と規律を改善するために働き始めました。私はリラックスして自分の約束を果たすことを学び始めました。実を結んだ。
私は夢を見ながら、自分のプロジェクトを作成し、それを解き放ち、雇われた仕事を離れ、そして自分自身のために働き始めることができました。私は自分自身に取り組むことにおいて進歩の感覚を持っていました、そしてそれは私の現在と私の過去の間の著しい対照によって補強されました。少し前に、私は研究所での勉強と簡単な仕事に対処することができませんでしたが、今は自分のプロジェクトの利益と日々の仕事で利益を得ている人々のために懲戒的に働いています。 。
それから私はこれが限界ではないことに気づいた。当時の成功の気持ちは、私の作品の構成に生じていた問題を私から隠しました。
私は多種多様な仕事をしています：郵便の手紙、サイトの記事、コメント、「NO PANIC」コースの学生との仕事など等これにはすべて良い組織が必要です。メールに未読の手紙が大量に含まれていたにもかかわらず、「重要」とマークされていたため、その欠如について理解しました。 「2015年の計画」、「2016年2月のタスク」のVordovskieファイルがハードディスクに点在していました。箱の中には、メモ、アイデア、そして私が実行しなければならないタスクの説明が書かれたノートがありました。言うまでもなく、これらのファイルを開いてこれらのリストをチェックすることはめったにありません。そしてこれは私のしつけがないためではありませんでしたが、すべてがある種の不快な外観をしていて、これらすべての計画活動の無益さの内部感覚を引き起こしていたという事実のためです。
私はまだ多くの時間がなかったことに気づきましたが、もっと多くのことができたかもしれません。
一般的に、体系化されたタスクのリストを作成し、それに従うという試みは、時とともに失敗しました。
もちろん、私は緊急の日常業務を実行しましたが、同時に「タスク」と「アイデア」がいくつ中断されているのかを感じました。これらすべての結果、私は仕事に対する満足感が低下し始めたという事実が生まれました。早く終わらせた日がありました。私は路上で出かけて自転車に乗りましたが、オフィスで働いていたら自由時間を楽しんでいたのではなく、何かをしていなかったという気持ちに悩んでいました。時間がありました「もっとやらなければならない」「あまり働かない」という考えから、完璧主義者の態度が浮かび上がってきました。しかし、問題は作業量ではなく、その構成にあることを理解しました。
そこで私は自分の仕事場をすべて整理することにしました。私はDavid Allenの優れた本、「物事を整理する方法」を手に入れました。私は長い間GTDシステムについて聞いたことがありますが、それをもっとよく知ることにしたのは今だけです。
GTDとは
「未完の事業は、実際には2つの場所で未完成のままです。実際、そしてあなたの頭の中にあります。それはあなたの良心を悩ますので、あなたの頭の中で未完成のビジネスはあなたの注意のエネルギーを吸収します。」
〜Brahma Kumaris
この本を手にしたばかりのときに、「重要なものと重要でないものに分ける」、「委任できるものを委任する」など、他の情報源で遭遇した時間管理についての簡単なヒントを読むことを期待しました。
しかし、著者はそのような「時間管理」のような標準的なアプローチは限定的であり、多くの点で効果的ではないと述べています。私はDavid Allenがもはや「実効的労働力」の考察に言及しているのではなく、人間の意識の可能性と限界に言及しているという事実が好きでした。彼らが私たちの思考の特殊性と衝突しないように彼ら自身の事柄を組織するために。 GTDアプローチは完全に私たちの脳がどのように機能するか、それがどのように情報を蓄積するか、それが未解決の問題をどのように扱うかについての結論に基づいています。
この哲学の最も基本的な心理的前提は、重要なプロジェクトの完成や瞑想のための修道院への旅行など、重要な課題があるとします。これらのタスクは、外部の情報記憶システムの枠組みの中で特定の以下の行動の形で行われます。
心配せず、この段落を読み直す必要はありません。それでは、それが何を意味するのかを説明します。良い例は、「物事を整理する方法」という本にあります。 10年前、あなたはクローゼットの掃除をすると約束しましたが、今日はそうしていません。あなたの脳はこの10年間このタスクに関する情報をどのように保存し処理しましたか？
心理学者たちは、課題を設定するという文脈における私たちの意識が過去と未来について何も考えないということを確信しています。これらの概念は概念的にしか存在しませんが、意識内の情報処理のアルゴリズムにはありません。
来週サービスに行くことを約束すると同時にこのコミットメントを心に留めようとするなら、今日、あなたはそれを常に思い出させなければならないとあなたの心は考えるでしょう。そして明日も同じと見なされます。
あなたの心はそれに関する情報をアーカイブのどこかに単に保存することはできず、7日後にそれを思い出させることができません。
あなたがサービスに行くまで、タスクは毎日「即時の解決策が必要」のステータスになります。
クローゼット内の混乱の例に戻ると、この場合、過去10年間、1日24時間クローゼットを掃除してきたと言えます。あなたの意識はこの仕事を不完全であるとみなし、それをあなたの記憶の空間の中に置き、満たされていない仕事のせいで緊張と不満を生み出しました。
そして、メモリを解放し、未完成のプロセスから心を解放するためには、（コンピュータのバックグラウンドプロセスがプロセッサとメモリリソースを消費し、マシンを遅くするように）あなたの精神的リソースが浪費していることを思い出させます。
- 内部メモリ（あなたの脳）から外部（あなたのコンピュータ、ノートブック、タブレット、電話）にタスクを転送します
- 次の具体的な行動がタスクについてどうなるかを決めます。たとえば、「自動車の修理」という世界的なタスクは、多くの簡単なステップで構成できます。一番最初の行動は、「インターネット上で適切な部分を見つける」ことです。
この場合、あなたの意識は内部記憶を解放し、あなたがまだそれをしていないことを常に思い出させるのを止めるでしょう。結局、これらのすべてのタスクを外部システムに転送しました。
これらは、原則として、すべてが依存しているGTDテクノロジの要点です。この原則を理解していれば、GTDとは何かについての一般的な理解はすでにあります。このシステムは効果的なケース管理であり、アイデアを作成します。これは、レコード内のタスクの外部編成、カレンダー、リマインダー、および意識作業の内部最適化の両方に依存します。
さらに、これら2つのレベルは相互に関連しています。外部秩序は、組織的で「純粋な」意識のための前提条件でありツールです。明確な心はあなたがより効率的に*そしてより少ない疲れで働くことを可能にします。
（*私は「仕事」という言葉を使っていますが、専門的な活動に限ったものではありません。この文脈では、仕事はいかなるビジネスにも関係します。休暇の計画も仕事です。後半との関係の問題について考えるのと同じです）。
次に、このシステムのいくつかの簡単な機能について説明します。
特徴1 - 次の行動を決定します。
「自分の活動（実装の意図）を計画し、どのような状況でどのアクションを実行するかを決めるとき、あなたは自分の意志をすべて握りこぶしにして何かをすることを強いる代わりに、ほとんど自動的に望ましい行動に調整されます。」
〜Dアレン
「物事を整理する方法」という本を読むと、これが単なる黄金律であることがわかります。作者は絶えず彼に戻ってきます。さらに、彼は次の行動について考えるよう全世界に教えることに夢中になっています！
はい、ルールは重要ですが、習慣にするには時間と規律が必要です。
事実は、私たちは、原則として、一般的かつ抽象的に問題について議論しているということです。 「子供がよりよく学べるようにする必要がある」「私は紛争への参加を少なくするために落ち着いている必要がある」もちろん、全体像を念頭に置いておく必要がありますが、物事を実行に移すためには、次のレベルの計画、つまり次の行動について考える必要があります。
検討した例の枠組みでは、これは次のようになります。
- 「インターネット上で、意欲、規律、そして怠惰との闘いの発展に関する記事を見つけてください。または、このトピックに関する本を本で見つけてください。」
- 「リラクゼーション技術とは何かについて読んでください。」
- 「彼の学習問題について彼の息子との会話を予定しなさい」。
次の行動は、必ずしも身体的な行動である必要はありません。 「私は大学に行かなければならないかどうかについて考えること」も行動です。あなたはただタスクについて考えることができます、必ずしも進む必要はありません。しかし、このステップだけを指定したので、あなたはすでにあなたの脳の一部を解放するでしょう。
私たちの生活の中ですべての問題が解決できるわけではありません。したがって、「何もしない」という決定も決定であることを理解することが重要です。
この出来事はあなたが意識を降ろすだけではなく、やる気を起こさせることも可能にします。多くのタスクは、私たちがそれらを私たちの頭の中に提示するとき、不可能または非常に難しいように思われます。 「私の神よ、私は私の全体の夏の別荘を分解しなければならないでしょう、これは終わりのない仕事です！」しかし、「インターネット上で適切なツールを見つける」という行動の形で計画を概説すれば、それを理解するのがはるかに簡単になります。今は簡単ですね。そしてこれを行うとき、私たちは満足感が最終目標に近づくのを感じるでしょう。
チップ2 - 外部システムへの転送
この記事からすでに覚えているように、メモリに頼ることは信頼性が低いだけでなく、あなたの脳のリソースを使うという点でも効果的ではありません。したがって、David Allenは、メモリを解放するためにすべてのタスクを外部システムに転送することを強くお勧めします。
外部システムは、タブレット、電話、ノートブック、コンピュータ、ノートブックです。あなたが働くことができるどんな便利なキャリアでも。
執筆者が述べているように、多くの人々は、自分たちの出来事やプロジェクトをすべて最初に集めたとき、大きな安堵感、解放感を感じます。
ちなみに、これは私のタスクリストが前処理の後にどのように見えるかです。私はそこから不要なことをたくさん取り除きました。つまり、最初の段階で「2分ルール」が適用される前は（それについては以下で説明しましたが）、それははるかに重要でした。
タスクリストを整理し、便利にし、いつでもどこからでもアクセスできるようにする必要があると言っても過言ではありません。常に最新の状態に保ち、必要に応じて改良する必要があります。あなたは彼に連絡してあなたのプロジェクトの実施状況について彼に確認する必要があります。
（それは、私と一緒に（そしてあなたと一緒に）あなたと同じ方法ではありませんでした。
そしてもちろん！各タスクは次のステップとして記録する必要があります。
アーメン
特徴3 - コンテキストによるタスクの整理
「何かをするのにそれほど力は必要ありません。何をすべきかを決めるには、もっと多くの努力が必要です。」
〜デビッドアレン
私はその本が優先順位によってどのようにタスクを分類するかについての直接の推薦をしているのに気づきませんでした。大きな懸念も小さな懸念も私たちの意識の中で起こり、私たちはそれらすべてを満たす必要がある（あるいは実行しないと決める）ので、David Allenは私たちの意識にとってさまざまなタスクの重要性はそれほど重要ではないと確信しています。プッシュオーバーは行われません。どちらについての情報が心に保存されているかによって、より重要なことから気をそらすことができます。ただし、状況やエネルギーレベルによってタスクを整理するための優れた方法を提供します。
私は部分的にこの方法に直感的に来たが、それから私はそれを形式化していないし、それを習慣にしなかったのでそれを忘れた。たとえば、たくさんのタスクのリストがあります。いくつかのタスクは多くのエネルギーを必要とします。
私にとって、これは「コメントに対する回答と学生への支援」、「記事」です。
たとえば、「ホスティングの支払い」、「電子アカウントでの作業」など、それだけでは不十分な場合があります。記事に間に合う時間がないときは、これを簡単に行うことができます。
今何をするかについての決定は、最初に私から奪われ、多くのエネルギーを消費し、そして次に、彼らはやる気に悪影響を及ぼす。私は自分のエネルギーレベルに最適なレッスンを選ぶことができなかった、そしてこのために私は仕事を辞めて、私は何かをしなかったという悪名高い気持ちで仕事日を終えた。今、私の力がほとんどなく、時間があるのであれば、大量のエネルギーを必要としない仕事をすることができます。 「low energy」という名前のリストを見て、そこから何かを作ることができます。独創的なのは簡単です！
タスクリストをコンテキスト別に整理することもできます。たとえば、「コンピュータで」、「店舗で」などです。この本には、他にも多くの編成方法があります。
特徴4 - 2分のルール
非常に単純ですが、非常に効果的な規則です。私たちが催促状のリストの中に私たちの問題についての情報をまとめるならば、私たちはこのリストのサイズによって恐ろしいことができます。幸いなことに、それを徹底的にクリーンアップするための良い簡単な方法があります。
あなたが自分自身を記録する必要はありません：この答えがあなたに2分もかからないならば、「友人の手紙への返事、あなたの自由時間はどのようになるでしょう」！
今すぐ答えるだけで、このケースから頭とタスクのリストを解放してください。 D.アレンの本を読んだ後、私が自分のメールボックスをすくい始めたとき、私はそこにたくさんの未回答の手紙を見つけました。もちろん、昔々、私はそれらを重要なタスクとしてチェックしましたが、それから忘れていました。
結果として、レビューした後、私はたくさんの古い手紙に答えました、そしてそれは私に多くの時間がかかりませんでした。私の読者の何人かは1年後に私から返事を受け取りました！気を悪くしないでください、私のところでは、これは混雑したメールボックスと重要でない業務の結果です。 Теперь я стараюсь отвечать сразу, если понимаю, что процесс чтения и обработки письма займет не менее 5-ти минут. 2 минуты - это не строго, пускай каждый сам определит максимальный временной промежуток для себя.
В общем, "правило двух минут" формулируется так. Если в ходе обработки списка задач вы обнаружите дело, выполнение которого займет меньше 2-х минут, просто сделайте его.
Фишка 5 - Записывайте идеи
Наверняка вы замечали, что самые лучшие идеи по поводу вашей работы приходят вам тогда, когда вы не работаете! Поэтому Д. Аллен советует всегда иметь под рукой что-то, что поможет вам сохранять идеи: блокнот, электронный планшет и т.д. Дело тут не только в том, что это поможет вам не забыть ценные идеи и освободить свою память от информации. Да, это тоже важно.
Аллен уверен, что "форма определяет принципы". По его словам, у человека "Может возникнуть подсознательное нежелание думать о чем-либо из-за того, что вам негде записывать возникшие идеи".
Я проверил это на себе. Когда я путешествовал в Индии, я всегда носил с собой или блокнот, или телефон, куда я мог записать мысли и идеи. И мое сознание просто фонтанировало ими. Я записывал мысли во время тряски на сиденьях индийских поездов, на вершинах живописных холмов, в развалинах старинных храмов, лежа под Солнцем или под вентилятором в гостиничном номере.
Я был спокоен, во-первых, от того, что мне было, где зафиксировать возникшие идеи, а, во-вторых, благодаря тому, что мне не нужно было всеми силами удерживать идеи в памяти, я знал, что всегда могу к ним вернуться.
Конечно, важно не только сформировать привычку записывать свои идеи, но регулярно просматривать этот список.
Цитаты, ценные правила от других людей я теперь, кстати, тоже записываю, а не пытаюсь удержать в памяти.
Фишка 6 - Не разделяйте жизнь и работу
«Несобранные открытые вопросы уравниваются с точки зрения напряжения, которые они вызывают и внимания, которого они требуют».
~Дэвид Аллен
Как я уже писал, для нашего мозга нет большой разницы между задачами: "закончить проект по работе", "обсудить проблему в отношениях с женой". И та, и другая задача занимает нашу память и расходует психические ресурсы, где бы мы ни находились, в офисе, дома или на отдыхе.
И практический вывод из этого принципа стал для меня большим открытием. Раньше я, принимаясь за работу, откладывал обдумывание личных и жизненных проблем на потом. "Ведь сейчас я работаю! Мне не до этого!" - думал я.
Но на самом деле, тот факт, что эти задачи "висят" в сознании, может мешать мне сосредоточенно и эффективно работать (здесь я имею в виду работу в обычном понимании, как профессиональную деятельность). И самое плохое, что мы можем сделать, это оставить их "висеть". Поэтому иногда имеет смысл решить какие-то срочные семейные дела, рутинные задачи, даже подумать о "философских вопросах", которые вас очень беспокоят перед тем, как сесть работать.
Понятно, что тут есть свои проблемы. Можно так надолго погрузиться в это обдумывание, что к работе так и не приступить. Поэтому необходимо подходить к этому принципу осторожно и осознанно. Другим хорошим решением будет записать себе в список задач: "подумать о смысле жизни" и освободить себе голову от напоминаний об этом.
Фишка 7 - Польза для психотерапии
«Бесплодное и бесконечное прокручивание в голове какой-то мысли снижает способность анализировать и действовать».
~Дэвид Аллен
Я не мог не подумать о применении этой технологии к области психологии и психотерапии, профилактики неврозов, навязчивых состояний, деструктивных установок.
Существуют разные методы избавления от навязчивых, негативных мыслей. Некоторые психологи рекомендуют подвергать такие мысли тщательному логическому анализу. Другие - использовать успокаивающие и реалистичные установки-аффирмации.
Я же, хоть и использую эти подходы в своей практике помощи людям с паническими атаками, понимаю то, что возможности нашей логики в состоянии тревоги и паники весьма ограничены, и всегда существует шанс, что подобный анализ будет обращен против того, кто его применяет. Поэтому я в основном рекомендую просто терпеливо не реагировать на навязчивые мысли.
Но я также думаю, что принцип "обозначить следующее действие" и "концентрироваться на цели" может быть очень хорошо использован в отношении навязчивых мыслей и негативных установок.
Скажем, вы страдаете ипохондрией.
Вы думаете: "у меня страшная и смертельная болезнь".
Хорошо, теперь подумайте: "А какое следующее действие?"
"Наверное, надо сходить провериться. Но я ведь уже был у врачей на этой неделе, анализы не показали ничего страшного!"
Все встало на свои места, не так ли?
Или у вас социофобия:
"Люди меня не принимают, я никчемный человек"
Какое следующее действие?
"Я буду работать над улучшением своих социальных качеств и начну я с… ." или/и "Я научусь принимать себя, таким, какой я есть и начну я с… ". Чаще всего требуется как первое первое, так и второе умение в комбинации для решения проблем неуверенности в себе, социофобии и т.д. Формулировка следующего действия не только настроит вас на цель, но и покажет, что достижение цели возможно!
А даже если оно не возможно, то следующее действие будет: "Я ничего не буду делать с этой проблемой. Потому что ее невозможно исправить. Раз так, зачем о ней думать?"
Данный подход поможет вам думать не о проблеме, а об ее решении! Тревожные, мнительные, беспокойные люди часто очень сильно зациклены на проблемах. "У меня мало друзей", "страх не покидает меня", "все обо мне думают плохо" и т.д. Они больше задают вопросы: "почему", чем, "что с этим делать", что только формирует новое беспокойство и ощущение беспомощности.
Но вопрос: "какое следующее действие?" сразу настраивает вас на путь решения проблемы (или решения ничего не делать), что может освободить вашу голову от целого вороха негативных, бессмысленных мыслей о проблеме. В общем, попробуйте!
Чего можно достичь благодаря GTD?
«Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии».
~Дэвид Аллен
Применение методологии GTD выходит далеко за рамки повышения эффективности труда. Поэтому, реализовав хотя бы отдельные аспекты этого подхода на практике, вы почувствуете не только увеличение производительности, но и большую ясность сознания. Цель этой системы не только в том, чтобы вы работали лучше, а в том, чтобы вы освободили свою голову от ненужных мыслей о работе, невыполненных задачах. Чтобы вы легко смогли отпустить мысли о том, чего не можете изменить или имели наготове решение для того, что нуждается в вашем действии.
У человека, который наведет порядок в своих делах, появится порядок в голове, ему будет легче концентрироваться, генерировать идеи и расслабляться.
Стоит лишь перестать судорожно вспоминать о своих обязательствах, держать в памяти массу невыполненных задач и необдуманных проблем, как наше сознание расчистится, и у нас появится больше энергии, больше сил, больше простора для творчества и новых идей. Возможно, это поможет даже и медитации? В голове будет меньше забот и проблем, следовательно, концентрация и спокойствие в медитации будут глубже. Не даром Д. Аллен использует фразу «сознание как вода» на протяжении всей книги.
GTD, по словам ее автора - это глобальная технология самосовершенствования, а не просто способ тайм менеджмента.
Лично я только недавно начал ее применять. И могу сказать, что у меня появилось большее чувство контроля над делами, большее чувство удовлетворения по поводу работы. Я стал ощущать большую радость от выполненных дел и вышел из ощущения "постоянного, нескончаемого проекта". И главное, для меня открылся большой простор для совершенствования своих дел и своей работы.
Да прибудет с вами сила записывания следующего действия в рамках внешней системы напоминаний!
